Sistemas TIC fundamentales que toda empresa debería tener (III)

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En esta nueva entrega sobre los sistemas TIC fundamentales que toda empresa debería tener, vamos a hablar sobre las TIC en la gestión financiera.

En la actividad de cualquier empresa de negocios, las funciones de planificación, análisis y control financiero adquieren una importancia crucial, constituyéndose en elemento esencial para el éxito y la supervivencia de la empresa.

Las pequeñas y medianas empresas, como consecuencia de su propia dimensión, deben hacer frente a un entorno financiero que las sitúa en una posición de desventaja frente a competidores de mayor tamaño que disponen, en general, de unas condiciones financieras más ventajosas y de una gestión financiera más profesionalizada.

El nivel de información y formación financiera, la gestión interna de las finanzas, la adecuación de productos e instrumentos financieros, la cerrada dependencia bancaria y la debilidad negociadora ante las entidades de crédito son las debilidades con las que se encuentra una pyme desde el punto de vista financiero.

En cualquier caso, la estructura financiera de las pequeñas y medianas empresas, sus niveles de endeudamiento, su grado de dependencia bancaria y sus costes financieros, son cuestiones a las que, frecuentemente, no es ajena la falta de un adecuado nivel de formación financiera por parte de los gestores de estas empresas.

Como herramientas facilitadoras de la gestión financiera en una empresa, se desarrolla el Cuadro de Mando Integral necesario en una empresa para medir aspectos, como la percepción que tiene el cliente de nosotros, los resultados financieros y la capacidad que tiene la organización para producir y poder ser competitiva en un entorno tan turbulento.

A continuación vamos a analizar distintas herramientas TIC que nos van a ayudar en la gestión financiera diaria de una PYME:

  1. Cuadro de Mando Integral

El Cuadro de Mando Integral (CMI) y sus aplicaciones más avanzadas de Balanced Scorecard (BSC) y Business Intelligence (BI), es un modelo de gestión que facilita la toma de decisiones y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporciona a la alta dirección y a las funciones responsables, una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad.

Por tanto, el CMI es una herramienta útil también para las pymes, pese a que un aspecto problemático detectado es la inercia que demuestran en sus esquemas salariales, los cuales se consideran inamovibles. Es claro que la implantación de esta herramienta implica necesariamente cambios en la remuneración de las personas, pues la compensación laboral es uno de los inductores más efectivos para lograr el cambio y el enfoque hacia la estrategia. Esto no significa aumento salarial, sino una reorganización que establezca un pago por metas logradas a todos y cada uno de los empleados.

La información aportada por el CMI, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización.

  1. Banca electrónica y gestión de tesorería

El desarrollo de la banca electrónica está constituyendo un hito en la prestación de servicios on line. La transición desde el banco tradicional, que apenas ha cambiado desde hace varios siglos, hacia el nuevo concepto parece un proceso imparable aunque requiera un período de adaptación.

Mediante el uso de nuevas aplicaciones electrónicas de banca, las pequeñas y medianas empresas pueden mejorar su eficacia y rentabilidad gracias al desarrollo de nuevos servicios y operaciones destinadas a facilitar ese trabajo relacionado con la gestión de cobros y nóminas, operaciones internacionales o gestión de excedentes de tesorería, por citar algunos ejemplos.

La banca por Internet proporciona importantes ventajas a las empresas:

  • Disponen de los servicios bancarios durante todo el día y todos los días del año y les permite realizar todo tipo de consultas, gestiones y operaciones.
  • Facilita una gestión puntual de la tesorería, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Un servicio avanzado de banca electrónica no sólo permite operar desde un ordenador situado en la oficina, sino también mediante dispositivos móviles como el teléfono o las agendas electrónicas personales (PDA).
  • El propio empresario, con unas horas a la semana, ya sea desde casa o desde la propia empresa, puede llevar a cabo todas esas gestiones. Ya no es necesaria la dedicación de una persona a tiempo completo para realizar las labores bancarias.
  • Los servicios on-line disminuyen las comisiones y ofrecen interesantes promociones de lanzamiento de productos.
  • Se evitan desplazamientos a la oficina bancaria física para realizar operaciones habituales, con el consiguiente ahorro de tiempo.
  • No es necesario tener altos niveles de conocimiento sobre informática pues estos sistemas están diseñados en función de la intuición del usuario y es muy sencillo familiarizarse con ellos.
  1. Firma electrónica

La seguridad se ha convertido en una de las mayores obsesiones de los usuarios en la Red. El desarrollo empresarial, el comercio electrónico y el intercambio de información necesitan una respuesta técnica segura, y la firma electrónica es una herramienta válida y cada vez más popular.

Es fundamental para la mejora de la seguridad de la información y la generación de confianza, dado que permite efectuar una comprobación de la identidad del origen y de la integridad de los mensajes intercambiados en Internet.

Para poder utilizar la firma electrónica es necesario haber obtenido previamente un certificado digital.

El funcionamiento de la firma electrónica se basa en un par de números –la clave privada y la clave pública– con una relación matemática entre ellos.

Estos números o claves se generan a partir de un navegador de Internet y del certificado digital emitido por la entidad certificadora.

La clave privada se almacena en un dispositivo de uso privado: una tarjeta criptográfica o normalmente el disco duro de un ordenador. La clave pública, en cambio, se distribuye junto con el mensaje firmado, fichero, etc.

Sobre la firma electrónica recibida, el receptor aplicará la clave pública del emisor a fin de descifrarla. El resultado será una huella que debe coincidir con la huella del mensaje. Si esto se produce, hay garantía de que el mensaje no ha sido modificado y de que ha sido emitido por el titular de la firma.

En la actualidad, la firma electrónica se mueve dentro de las grandes compañías y pymes, que encuentran en ella una herramienta cómoda y eficaz de relación virtual con otras empresas.

No obstante, planes como los que tiene previsto la Administración Pública para la implantación del DNI electrónico como mecanismo de acreditación de la personalidad a la nueva realidad impulsarán su uso a un ámbito personal, de modo que pueda disponerse de un instrumento eficaz que traslade al mundo digital las mismas certezas con las que operamos cada día en el mundo físico y que, esencialmente, son acreditar electrónicamente y de forma indubitada la identidad de la persona y firmar digitalmente documentos electrónicos, otorgándoles una validez jurídica equivalente a la que proporciona la firma manuscrita. Será sin duda una palanca de impulso importante para la expansión definitiva de los certificados digitales.

  1. Facturación electrónica

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos, que permiten dar la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual.

A nadie se le escapa que un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino poder cumplir con exactitud las obligaciones tributarias de cada empresa.

Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.

Si las empresas recurren a la facturación electrónica es por la optimización en los procesos. La recepción y emisión de la e-factura es rápida y automática, permitiendo reducir cargas de trabajo y de tiempo, y eliminando los errores manuales.

Otros de los motivos es porque la e-factura beneficia al medio ambiente al prescindir del soporte papel y la tinta.

En este sentido cabe destacar que los sistemas de facturación electrónica no son un ámbito exclusivo de las grandes empresas sino que son posibilidades al alcance de pymes e incluso de los autónomos.

La hora de poner en marcha la facturación electrónica hace que muchas empresas se enfrenten a la dicotomía de implantar o externalizar las soluciones necesarias. Tanto las grandes corporaciones como las pymes pueden optar por la implantación de una aplicación de facturación electrónica integrada con sus sistemas de información, o bien confiar en una empresa especializada que preste este servicio de manera remota. Esta segunda opción, la facturación electrónica en modo ASP (la externalización total de una aplicación a través de Internet), es la elegida por la mayoría de las pymes.

Con esta opción, posible gracias a la banda ancha, las empresas pueden comenzar a utilizar la facturación electrónica con independencia de la tecnología que conforme su arquitectura y con el valor añadido de la experiencia del proveedor.

Fuente: IP21