En esta nueva entrada sobre implantación de soluciones TIC´s en Pymes del Pais vasco, vamos a hablar sobre los sistemas de almacenamiento en nube, qué son, cuáles son sus ventajas, sus beneficios y qué nos aportan realmente…
¿Qué es?
Servicios para guardar de forma segura y ordenada toda la información que utilizas en la empresa en un espacio de Internet, con acceso rápido y desde cualquier sitio, pero controlado según la configuración de usuarios que se defina.
¿Qué hace?
- Permite el acceso con seguridad (únicamente accederéis tú y/o las personas que tú quieras) desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet; ordenador, teléfono, tablet… a los ficheros, documentos, fotos, … que se encuentran guardados en este buzón de Internet sin necesidad de tener que utilizar tu propio ordenador, accediendo a ello con un usuario y una contraseña.
- Proporciona la posibilidad de trabajo colaborativo al dar acceso a tu espacio en Internet a clientes, proveedores o colaboradores pudiendo compartir la información o trabajar a la vez en los mismos documentos.
¿Cómo funciona?
- En función del tipo de información que quieras almacenar se elegirá la aplicación* más adecuada. Tras su descarga o registro, habrá que configurarla para que te permita el almacenamiento y acceso con seguridad.
- Crea una estructura de carpetas* y archivos clara e intuitiva. Debes decidir si hay alguna carpeta o carpetas que quieras compartir. En algunas aplicaciones* la actualización de las carpetas presentes en tu espacio de la nube* se realiza automáticamente con las carpetas que están en tu ordenador en el momento que existe conexión a Internet.
- Tras ello, sólo tienes que almacenar en la nube* los archivos y ficheros que quieras guardar o compartir.
- El acceso a estos documentos puede ser de acceso compartido por otros, de modo que puedan acceder y trabajar a la vez sobre el mismo documento varias personas, este modo, es decir, no hace falta que cada uno se descargue los documentos a su ordenador, si no que todos trabajan sobre el documento que se encuentra almacenado en el sitio compartido de Internet.
- Infórmate adecuadamente de las garantías de Aseguramiento del cumplimiento de la LOPD de los sitios de almacenamiento en la nube. El servicio Metaposta del Gobierno Vasco ofrece este servicio garantizado.
- Puedes guardar presentaciones o material comercial para presentar o actualizar online, y diseñar aplicaciones de gestión para almacenar tus clientes en una base de datos en la nube.
- También permite crear tu agenda digital en la nube para escribir y dibujar lo que quieras y sincronizarla con otras aplicaciones teniendo la información disponible desde cualquier dispositivo y lugar.
- Combina la escritura digital con potentes funciones de clasificación y búsqueda, todo ello sincronizando el almacenamiento a través de la nube para su registro y/o acceso a través de diversos dispositivos (ordenador, smartphone, tabletas).
Recomendaciones
- ¿Y si le pasa algo a tu ordenador, disco u otro dispositivo físico donde almacenas toda la información de tu negocio? El almacenamiento en la nube* te libera de esta preocupación, actúa como Copia de Seguridad* automática, tus archivos están almacenados en un sitio en Internet y no dependen del ordenador con el que trabajes, evitándote perder información si el ordenador se rompe.
- El orden y el nombre del archivo es importante: crea una estructura de ficheros sencilla y fácil que te ayude a encontrar rápidamente la información que necesitas en cada momento.
- Contraseña y usuario: Utiliza nombres y claves que recuerdes con facilidad.
- Sincroniza todos tus dispositivos. Trabaja desde cualquiera de ellos y actualiza automáticamente en el resto.
- Es importante tener presente que la información almacenada en tu equipo (ordenador) debe estar unida a alguna herramienta de seguridad lógica (antivirus* y backups) para poder recuperar la información en caso de que por alguna razón la información se pierda, por ejemplo, que el disco duro falle o se averíe el ordenador. Consulta la Solución TEIC “Seguridad lógica”.
- Debes tener en cuenta la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) de obligado cumplimiento para todas las empresas que manejen datos de carácter personal, tanto en soporte físico como digital. Para estar al día de estas obligaciones dispones de cursos formativos dirigidos específicamente a las microempresas (consulta la agenda de cursos).
- Comparte documentación con clientes sin estar en una misma red y trabaja colaborativamente con ellos para ahorrar tiempo.
Fuente: SPRI
