¿Qué es?
Consiste en una o varias aplicaciones* integradas entre sí que permiten la gestión del negocio de un modo integral y óptimo, eliminando duplicidades, logrando una mayor eficiencia en las tareas administrativas.
¿Qué hace?
- Permite la generación e impresión de los diferentes tickets de venta en base a una referencia del producto o servicio proporcionado por tu actividad.
- Actualiza automáticamente el inventario ante una venta, facilitando la generación de pedidos, albaranes y correspondientes facturas a los proveedores.
- Registra información sobre clientes (datos de facturación, datos de contacto…) y el historial de transacciones relacionadas con él (pedidos, ventas, facturas, post-venta, otras compras o pedidos, servicios realizados…).
- Facilita la disponibilidad de información actualizada relacionada con órdenes de trabajo (control del trabajo realizado y pendiente, horas de mano de obra, materiales, identificar las piezas o material requerido para el trabajo de forma on-line*, recepción del material…).
¿Qué te aporta?
- Ahorro de tiempo al evitar tener que hacer continuas revisiones manuales del inventario.
- Mayor competitividad al poder anticiparte a las necesidades de cada cliente, al disponer de un historial de transacciones, servicios o productos proporcionados, podrás ofrecer un servicio personalizado a las necesidades del cliente.
- Ahorro de tiempo al disponer en formato digital la documentación necesaria para tu negocio.
¿Cómo funciona?
- Gestión de ventas: podrás gestionar múltiples cajas, tickets en espera, impresión de comprobantes de tickets, separar y unir tickets, mover tickets a barra, mesa o salón, asignar tickets a consumo o invitación, pago con tarjetas, generar la correspondiente factura, etc. Durante la venta se permitirá la identificación del producto a vender mediante el código de barras.
- Gestión de compras: podrás generar de forma automática los pedidos a los correspondientes proveedores en función de los stocks mínimos que hayas definido en tu almacén. Como pasos posteriores se generarán los correspondientes albaranes y facturas. Como paso previo, tienes que identificar los productos y servicios de tu negocio, para ello deberás definir la tarifa de compra, la de venta, un identificador del producto en tu negocio, así como la identificación del mismo en los sistemas del proveedor.
- Realizar cierres parciales y totales (arqueos) de la caja para verificar que el efectivo resultante corresponde con el dinero que se encuentra físicamente en la caja. Esta información se deberá presentar desglosado en efectivo, tarjeta y pendiente de pago.
- Gestión de órdenes de trabajo: Este tipo de herramientas te permitirá crear la orden de reparación correspondiente cuando el cliente deja su automóvil en el taller. Para ello se identifica el automóvil, los daños y los datos del cliente y la aprobación del correspondiente presupuesto.
- Gestión de clientes: Se registran los servicios proporcionados a cada cliente (trabajos realizados sobre el automóvil, reservas de alojamiento, citas a las que acude, …) que te permiten analizar sus hábitos y ofrecerles promociones dirigidas a sus necesidades, mediante campañas de email o SMS con ofertas de productos relacionados, de recuerdo de servicios o visitas, citas…
Recomendaciones.
- Forma a tu personal previamente en el uso adecuado de estas herramientas, su trabajo será mucho más eficiente.
- Para que estas herramientas sean eficaces deberás introducir en ellas diariamente toda la información.
- Sobre estas herramientas cae el peso de la operativa diaria, así que intenta que el proveedor seleccionado tenga un distribuidor local para que el servicio de asistencia sea inmediato y tu negocio no sufra cortes de servicio.
- Si se dispone de datos de clientes, asegúrate de que cumples la ley LOPD. Para estar al día de estas obligaciones acude a los cursos disponibles dirigidos específicamente a las microempresas.
- Dispón de dispositivos físicos que faciliten la automatización como Terminal de Punto de Venta, impresora de tickets, datáfono*, Cajón portamonedas: en este punto resaltamos los llamados ‘inteligentes’ (con mecanismos antirrobo) que devuelven automáticamente el cambio sin tener que abrir el cajón, etc.) y aplicaciones* asociadas.
- Podremos tener un control de todo lo que pasa en nuestro negocio y así tomar decisiones con más exactitud y rapidez.
Fuente: SPRI
